Sistema Integral para el Control de Bienes de Uso e Inventarios Corporativos
ACFIS reúne la información necesaria para el control de activos fijos desde la inversión y la capitalización hasta las transferencias, cambios de responsable y disposición final. Cada registro puede mantener datos patrimoniales y organizativos para que las áreas autorizadas trabajen sobre una base común. Esta trazabilidad patrimonial reduce planillas paralelas y facilita relacionar el bien con empresa, ubicación, centro de costo y demás estructuras definidas durante la implementación.
El sistema contempla escenarios multiempresa y multimoneda, junto con valores históricos, ajustes por inflación, información impositiva y Reserva Técnica según la parametrización aplicable. Su módulo de inversiones permite comparar presupuesto con gastos incurridos y controlar obras en curso antes del alta definitiva. Así, el ciclo de vida conserva continuidad entre proyecto, incorporación, uso y baja, sin perder el origen de los datos que respaldan cada movimiento.
Para el inventario físico, ACFIS ayuda a organizar la base que será contrastada en campo y a registrar resultados de la revisión. La conciliación físico-contable permite tratar bienes encontrados, faltantes, diferencias de ubicación y otros casos que la organización deba analizar. Los reportes sirven de apoyo para gestión, contabilidad y auditoría de bienes, dentro de los permisos y procedimientos establecidos por cada cliente.
Módulos de ACFIS: Depreciaciones, Conciliaciones e Identificación por Código de Barras / RFID
Como software contable de amortizaciones, ACFIS permite administrar métodos y parámetros vinculados con la depreciación y la amortización de los bienes. Entre los criterios disponibles se encuentran el cálculo lineal, por valor residual y por unidades producidas, además de los tratamientos configurados para las distintas bases de información. Los resultados pueden integrarse en asientos e interfaces, sujetos a la validación contable y fiscal de la empresa.
La identificación por código de barras / RFID se considera únicamente como una opción de integración. Su evaluación no implica disponibilidad dentro del producto base ni inclusión automática en el licenciamiento. La factibilidad técnica, la compatibilidad, los componentes y el alcance deben validarse y confirmarse expresamente para cada proyecto antes de contratarse. Si la alternativa resulta viable, la propuesta debe acordar etiquetas, dispositivos, circuitos de lectura, responsabilidades y pruebas conforme a la infraestructura y el entorno operativo del cliente.
Las conciliaciones y movimientos conservan referencias que contribuyen a una pista de auditoría. Esto permite revisar cuándo se incorporó o modificó información y seguir las transferencias entre sectores conforme al modelo de permisos configurado. La solución no reemplaza los controles internos; los estructura en un entorno compartido y facilita que los responsables analicen excepciones con evidencia ordenada.
Implementación y Licenciamiento del Sistema de Activos Fijos
La implementación comienza con el relevamiento de procesos, estructuras organizativas, bases existentes y necesidades de reporte. ACSIS define junto con el cliente las reglas de datos, parametrizaciones, perfiles y etapas de migración. Antes de la puesta en uso se realizan validaciones sobre muestras y se acuerdan criterios para depurar registros, conciliar saldos y resolver excepciones. La capacitación se orienta a los roles que operarán y controlarán el sistema.
El licenciamiento y la modalidad de operación se cotizan según alcance, usuarios, módulos e infraestructura. La expresión SaaS para activos fijos describe una alternativa contractual y técnica que debe evaluarse y confirmarse para el caso concreto; no representa una modalidad estándar de ACFIS ni una disponibilidad implícita. Antes de incluirla en una propuesta, las partes deben validar arquitectura, alojamiento, seguridad, soporte, niveles de servicio y responsabilidades. Las interfaces con el ERP también se diseñan caso por caso, considerando formatos, frecuencia, responsables y controles de cada integración.
El objetivo es que ACFIS quede alineado con el circuito patrimonial real, con responsables internos capaces de sostener los datos y los controles. Una implementación gradual permite priorizar los procesos de mayor impacto y verificar resultados antes de ampliar el alcance.
Áreas funcionales
- Multi-empresa y multi-moneda.
- Ajuste por inflación contable e impositivo.
- Obras en curso, inversiones y altas patrimoniales.
- Movimientos, conciliaciones, cálculos e información de auditoría.